Организация документооборота на предприятии

Документооборот и его организация на предприятии

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Документооборот — это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы.

Порядок работы с входящими документами

Под входящим документом принято понимать документ, поступающий на предприятие от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию. Документы на предприятие могут поступать по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов.

Работа с входящей документацией начинается с ее доставки. Доставка документов в рабочие дни из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда). В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится:

от курьера (экспедитора) к делопроизводителю — по описи (реестру) под роспись указанных лиц;

от отправителей — под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ «Принято 00 месяца 0000 года» на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя.

Поступившие документы необходимо проверить на указание адресатов. Таким образом, конверт подлежит вскрытию при правильно адресованной почтовой корреспонденции. В том случае, если на конверте имеется отметка «Лично», конверт не вскрывается, а передается тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.

Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа («Коммерческая тайна» и т. п.) — они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу).

Поступившие документы необходимо проверить на целостность упаковки, что гарантирует сохранность документов. Проверяется также целостность всех вложений. Если все же документ поступает в поврежденном виде, то для его приемки должен быть составлен акт. Помимо этого, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» (см. ниже).

о выявлении повреждений документа

«___» ______________ 20__ г. г. Москва

Комиссией в составе:

составлен настоящий акт в том, что:

а) при осмотре конверта (упаковки), отправленного _________________________

(указать, откуда (кем) именно)

обнаружены следующие повреждения: _________________________________________

(указать, какие именно)

б) при вскрытии конверта (упаковки), отправленного ________________________

(указать, откуда (кем) именно)

обнаружены следующие повреждения вложенных документов: ____________________

(указать, какие именно)

В связи с изложенным не представляется возможным использование по

назначению следующих документов: __________________________________________

(указать, каких именно)

Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый помещен в дело N ___, а второй выслан для сведения в адрес отправителя недостающих документов (исх. N ___).

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

Возникают такие ситуации, когда внешне упаковка целая, но при вскрытии упаковки недостает каких-либо документов. В этом случае необходимо составить акт о выявлении недостающих вложений. Один экземпляр акта передается отправителю документов, другой хранится в службе ДОУ (см. ниже).

о выявлении недостающих вложений

«___» ______________ 20__ г. г. Москва

Комиссией в составе:

составлен настоящий акт в том, что при вскрытии конверта (упаковки),

(указать, откуда (кем) именно)

а) не найдены следующие документы: ________________________________________

(указать в последовательности — номер по описи (номер приложения),

наименование документа, количество листов)

б) не найдены листы (страницы) следующих документов:_______________________

(указать в последовательности — наименование документа, номера

отсутствующих листов (страниц))

В связи с изложенным не представляется возможным использование по

назначению следующих документов:___________________________________________

(указать, каких именно)

Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый помещен в дело N ___, а второй выслан для сведения в адрес отправителя поврежденных документов (документов, поступивших в поврежденном конверте (упаковке)) (исх. N ___).

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

После того как документы были доставлены, необходимо произвести их обработку. В первую очередь необходимо произвести сортировку документов и зарегистрировать те документы, которые подлежат регистрации. Процесс регистрации представляет собой процедуру фиксации факта поступления документа на предприятии. Не подлежат регистрации документы:

— копии ранее поступивших документов, зарегистрированные в установленном порядке;

— статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты;

— приглашения: билеты, извещения, уведомления;

— поздравления: письма, открытки и телеграммы;

— книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи;

— прейскуранты и каталоги;

— ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания;

— программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями или в дополнение к ним;

— нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия;

— документы, адресованные сотрудникам предприятия с пометкой «Лично»;

— документы без подписи.

На документах, подлежащих регистрации, ставится номер и делается соответствующая запись в журнале регистрации входящих документов. Журнал ведется на бумажных носителях и в электронном виде. Нумерация поступающих документов в журнале проставляется по порядку, согласно поступлениям документов. Если документы поступают до 14 часов, то указывается фактическая дата поступления. Ну а если документы поступают после 14 часов, то датой регистрации будет следующий рабочий день. Тот же самый процесс регистрации ожидает документы, поступившие в нерабочий день, то есть документы будут регистрироваться на первый рабочий день после выходных.

На поступивших документах ставится штамп с входящим номером, который должен соответствовать номеру в журнале регистрации входящих документов.

Документы (в том числе не подлежащие регистрации) могут передаваться на предварительное рассмотрение. Поэтому документы можно рассортировать по двум группам:

— документы, требующие обязательного рассмотрения руководителем;

— документы, не требующие обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения организации.

В случае поступления документов без указания конкретного адреса они должны поступать к руководителю для дальнейшего распределения по структурным подразделениям. Документы, адресованные непосредственно руководителю, готовятся к рассмотрению у секретаря директора.

Независимо от адресации на рассмотрение к руководителю поступают следующие документы:

— документы, поступившие из вышестоящих органов управления (власти);

— документы, содержащие информацию по важнейшим направлениям деятельности предприятия: финансовым, кадровым, экологическим и т. п.

— документы, требующие решения руководителя предприятия по иным причинам.

Если документ передается руководителю организации, то в журнале ставится соответствующая отметка. Если документы передаются структурным подразделениям, то в журнале лицо, получившее документ, ставит подпись.

После рассмотрения документы возвращаются в службу ДОУ с соответствующей резолюцией, которая вносится в журнал. Документ при этом либо передается на исполнение, либо помещается в дело.

В особом порядке регистрируются судебные акты (постановления, решения, запросы, исполнительные листы и т. д.), заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и контролирующих органов, полученные предприятием. Такие документы регистрируются в день поступления и незамедлительно должны быть переданы руководителю. Дальнейшая регистрация таких документов будет зависеть от заключения юриста предприятия, рассмотренного руководителем.

Документы, поступившие в электронном виде по каналам электронной почты, регистрируются в рабочее время на официальном электронном адресе.

Порядок работы с исходящими документами

Документы, направляемые предприятием за его пределы, являются исходящими документами. Документы могут направляться юридическим лицам, организациям, общественным организациям, а также физическим лицам, не имеющим отношения к предприятию.

Исходящие документы, так же как и входящие, подлежат регистрации в службе документационного обеспечения управления до 14 часов и должны отправляться по месту своего назначения. Если документы поступают для их передачи после 14 часов, то они подлежат регистрации не позднее следующего рабочего дня. Исходящие документы подлежат регистрации только после того, как они будут полностью оформлены. К исходящим документам предъявляется ряд требований:

— документы должны быть подписаны либо утверждены;

— документы должны быть зарегистрированы в необходимом количестве экземпляров;

— на документах должен быть указан почтовый адрес.

Только после проверки сотрудниками службы ДОУ документов на соответствие их установленным требованиям они могут быть зарегистрированы в журнале регистрации исходящих документов. Если при проверке установлено, что документы не соответствуют требованиям, они возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

Написание адреса на конверте (упаковке) выполняется на основании сведений, указанных исполнителем (ответственным исполнителем). До укладки документов в конверты (упаковки) правильность указанных на них адресных сведений проверяется, выявленные при проверке ошибки исправляются.

Время на подготовку документов к отправке может быть сокращено с помощью их предварительной сортировки (по видам почтовых отправлений и адресам). Кроме того, в отдельную группу выделяются документы, подлежащие отправке с курьером (экспедитором).

Порядок работы с внутренними документами

Если готовый документ не передается за пределы предприятия, он является внутренним документом. Проект внутреннего документа разрабатывает его исполнитель, на которого возлагается вся ответственность по документу:

— за сохранность документа и используемых при подготовке сведений в процессе работы с ним;

— за своевременную, полную и качественную подготовку проекта документа;

— за самоконтроль за подготовкой проекта документа;

— за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.

Помимо исполнителя, назначается ответственный исполнитель, который осуществляет общее руководство подготовкой проекта документа. Им зачастую может являться руководитель структурного подразделения. На ответственного руководителя возлагается ответственность:

— за рациональное распределение обязанностей между соисполнителями;

— за координацию работы соисполнителей;

— текущий контроль за надлежащей подготовкой проекта документа;

— за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа;

— за достоверность, актуальность и полноту сведений, использованных при подготовке проекта документа.

При подготовке предварительного текста документа необходимо определиться с видом и темой документа, подобрать материал для документа, определиться со структурой документа и только потом составить предварительный вариант. Поскольку предварительный вариант может подлежать корректировке, то с целью сокращения времени на его составление корректировку можно делать параллельно. В первую очередь при составлении документа проверяется соответствие основного текста правилам грамматики русского языка. Все выявленные в процессе редактирования и корректирования ошибки (неточности) устраняются исполнителем документа. Затем уточненная версия основного текста документа в обязательном порядке копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.

Подвергаются проверке приложения к проекту документа: определяется состав приложения, их количество, последовательность расположения. Подготовленные предварительные варианты приложения (приложений) редактируются и корректируются. После устранения исполнителем выявленных ошибок (неточностей) уточненная версия каждого приложения также копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.

Проект документа распечатывается: первый лист документа — на бланке предприятия, последующие, а также приложения — на писчей бумаге. Затем проект документа согласовывается определенным кругом лиц. Если проект согласовывает не один человек, то необходимо определить последовательность согласования. В последнюю очередь подготовки проекта документа производится его уточнение по результатам согласования. Если между сторонами или исполнителями возникают разногласия, исполнитель документа докладывает об этом руководителю организации, который принимает решение о дальнейшем порядке подготовки проекта документа.

Подготовленный проект документа передается на рассмотрение уполномоченному лицу. Если уполномоченное лицо выявляет какие-либо недостатки в документах, то они возвращаются исполнительному листу на доработку. Вместе с проектом документа на рассмотрение могут быть представлены следующие документы:

— письменное обоснование необходимости рассмотрения проекта, включающее характеристику проекта, его целей и основных положений, места документа в системе документации предприятия;

— справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования со ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы предприятия, в целях реализации и (или) в соответствии с которыми подготовлен проект документа;

— перечень действующих локальных нормативных актов и (или) организационно-распорядительных документов предприятия, отмена, изменение или дополнение которых (в целом или их отдельных положений) потребуются в связи с введением в действие документа, представленного на рассмотрение;

— финансово-экономическое обоснование — если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение;

— заключение юрисконсульта — если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение;

— проект сопроводительного письма — если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение.

Внутренние документы также подлежат регистрации в журнале регистрации внутренних документов, поэтому внутренним документам присваивается внутренний номер. Журнал ведется как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Нумерация внутренних документов ведется в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.

Копии внутренних документов рассылаются по структурным подразделениям в соответствии с их назначением.

График документооборота на предприятии

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105 (далее — Положение), движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Приведем пример графика документооборота по ООО «Аврора» (см. ниже).

График документооборота ООО «Аврора»

Приказом от 1 февраля 2012 г. N 86

Директор: Семенов А. Н.Семенов

Передача в архив

Таким образом заполняется график по всем документам, используемым на предприятии.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Порядок контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов предполагает совокупность действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов (предписываемых ими действий). Предварительно необходимо выявить документы, исполнение которых подлежит контролю. При осуществлении контроля необходимо:

— определить соответствие документов качеству и срокам исполнения;

— провести предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

— произвести учет, обобщение и анализ хода и результата контроля;

— поставить в известность директора организации и всех заинтересованных лиц о результатах контроля.

Стоит отметить, что наиболее тщательному контролю подлежат следующие документы:

— поступившие на предприятие от территориальных (отраслевых) органов управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение;

— требующие срочного или оперативного исполнения;

— входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия;

— иные документы — по решению руководителя предприятия (отдельные поручения, указания, приказы и распоряжения).

Для организации систематического контроля на предприятии руководителем назначается инспектор. Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют руководители структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители) соответствующих документов.

В случае принятия решения о постановке документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка (штамп) «К» («Контроль»). Одновременно сведения о постановке документа на контроль исполнения фиксируются в соответствующем регистрационном журнале и электронной базе документов, поставленных на контроль. Сведения о ходе и результатах исполнения документов (с указанием даты каждого промежуточного контроля) отражаются в журналах и электронной базе документов.

При осуществлении предварительной проверки и регулирования хода исполнения основное внимание уделяется своевременности, полноте и качеству исполнения документа. Так, проверка своевременности исполнения документа предполагает установление соответствия срока его фактического исполнения установленному для данного документа сроку исполнения, исчисляемому в календарных днях и обозначаемому конечной датой.

Как говорилось ранее, при осуществлении проверки необходимо установить соответствие сроков исполнения документов предъявляемым требованиям. Если указан конкретный срок исполнения документа, то этот срок будет являться окончательным. Если срок не указан, но имеется пометка «срочно», то исполнить такой документ необходимо в трехдневной срок, документы с пометкой «оперативно» — в десятидневный срок. Если документ не имеет пометок, то срок исполнения не должен превышать 30 дней. Документы, подлежащие исполнению по поручениям органов власти (управления), в том числе поступившие от ответственных исполнителей указанных органов на согласование, — в срок не более 10 дней.

Документ признается полностью исполненным в том случае, если содержание фактических действий по его исполнению полностью соответствует предписанным для исполнения. Если принятый к рассмотрению проект документа не был по истечении трех рабочих дней возвращен исполнителю на доработку, он также считается полностью исполненным.

В процессе осуществления контроля необходимо установить соответствие проекта документа требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления, а также сущности поручения (резолюции), определяющих порядок исполнения документа. Изначально устанавливается степень соответствия проекта документа требованиям, предъявляемым к его содержанию и структуре, затем следует проверка соблюдения требований, предъявляемых к стилю изложения документа, и только потом — правильности оформления проекта документа и, если требуется, сопроводительных материалов к нему.

Документ снимается с контроля после фактического исполнения всех предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения исполнения соответствующих действий по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам.

На основе сведений, зафиксированных в журнале и электронной базе документов по результатам предварительных и итоговых проверок, формируются данные о своевременности, полноте и качестве исполнения документов. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов производятся группой контроля службы ДОУ путем формирования соответствующих справок и отчетов. Информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного полного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, организуется посредством:

— ежемесячного представления справок и отчетов;

— исполнения (по мере поступления) запросов о состоянии отдельных документов;

— докладов на протокольных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются вопросы исполнения документов.

Подписано в печать

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

© 2004-2017 HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

  • Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
  • Исходящие. Они составляются для следующих целей:
    • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
    • в виде запроса для последующего получения ответа.

    Они подготавливаются на основании внутренних документов.

  • Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

  • Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
    • обратный адрес есть только на нём;
    • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
    • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
    • на конверте имеются пометки отправителя.

    Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

    • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
    • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
  • Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
    • фамилия и должность исполнителя;
    • сроки выполнения.

    Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

  • Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
  • Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
    • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
    • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
    • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

    Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

  • Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.

    В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

О том, как подписывать электронной подписью документы, читайте здесь.

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Бесплатная консультация юриста

Москва и область

Санкт Петербург и область

ЗнайДело.Ру — портал для тех, кто начинает бизнес

Организация документооборота на предприятии

Тема 7. Организация документооборота.

Цель изучения: изучение движения документов на торговом предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки.

Вопросы для изучения:

1. Понятие и принципы организации документооборота.

2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

3. Прохождение исходящих и внутренних документов.

4. Работа с конфиденциальными документами.

5. Работа с письмами и обращениями граждан.

Понятие и принципы организации документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

Основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штам­па. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

Прохождение исходящих и внутренних документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформ­ления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Работа с конфиденциальными документами.

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных — начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциаль­ными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов — в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Работа с письмами и обращениями граждан.

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления.

Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.

По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов.

Источники:
Документооборот и его организация на предприятии
"Кадровый вопрос", 2012, N 5 ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ Документооборот — это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы. Порядок работы с входящими документами
http://hr-portal.ru/article/dokumentooborot-i-ego-organizaciya-na-predpriyatii
Организация делопроизводства и документооборота в организации
Зачем на предприятиях нужно организовывать документооборот. Какие существуют типы документов. Порядок и этапы их обработки, кто этим занимается. Электронная версия.
http://znaydelo.ru/document/organizaciya-dokumentooborota.html
Организация документооборота на предприятии
Организация документооборота на предприятии Тема 7. Организация документооборота. Цель изучения: изучение движения документов на торговом предприятии с момента их создания до
http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/7

COMMENTS